Slimmer Vergaderen - Meer uit je meeting

12 tips waarmee jij vergaderingen en meetings beter én leuker maakt

Tip #1 Voordat je vergadert: spreek je verwachtingen uit

Hoe bereid jij je vergadering voor? Lever je altijd agendapunten aan, lees je vooraf alle vergaderstukken?
Spreek vooraf ook uit wat jij van de komende vergadering verwacht en wat je als resultaat wenst. Bijvoorbeeld: “ik verwacht dat we in het komende overleg tot duidelijke afspraken komen over de werkverdeling van dit jaar”, of “ik hoop dat we veel ideeën verzamelen voor nieuwe activiteiten in dit voorjaar.”

Ben je de voorzitter van het komende overleg? Ga dan niet alleen uit van je eigen verwachtingen, maar vraag een paar dagen voor het overleg actief bij deelnemers wat zij verwachten en wensen. Je kunt de agenda er ook op aanpassen: schrap het agendapunt “vaststellen agenda”, en verander dit in “wat verwacht jij als resultaat van dit overleg?” Daarmee bereik je afstemming over het gewenste eindresultaat van de vergadering, in plaats van een te volgen route.

Tip #2 Doe eens géén voorstelronde!

De allereerste vergadering van een nieuwe groep…. Hoe voorkom je die lange en saaie voorstelronde?
Je kunt de voorstelronde ook gewoon overslaan!
In plaats daarvan ga je interviewen. Dat kan de voorzitter van het overleg doen, of één van de deelnemers. Stel iedereen bij opening een paar korte vragen, bijvoorbeeld:

Omschrijf in 3 zinnen jouw kennisgebied
Wat wil jij graag brengen in deze groep?
Wanneer is voor jou dit project geslaagd?
Waar kunnen anderen jou specifiek voor vragen?

Stel de vragen telkens wel aan één persoon tegelijk, zodat ook alle deelnemers aan bod kunnen komen.

Tip #3 Maak van de voorstelronde een èchte kennismakingsronde

Met deze werkvorm – die je dus in plaats van een voorstelronde doet – leren de deelnemers elkaar beter kennen en creëer je meteen een actieve sfeer. De werkwijze is als volgt:

Bij de start van de bijeenkomst (of bij de inloop vooraf) vraag je alle deelnemers bijeen
Je noemt een onderwerp, eigenschap of interessegebied
Geef de deelnemers de opdracht om binnen één minuut op zoek te gaan naar anderen met hetzelfde kenmerk, en bij elkaar te gaan staan. Zo ontstaan er meerdere groepjes
Geef elk groepje het woord voor een korte toelichting of opmerking
Herhaal dit een aantal keer. Begin met algemene eigenschappen, bijvoorbeeld: Met welk vervoermiddel ben je gekomen? Of: Wat is je favoriete vakantieland? Sluit af met één of meerdere onderwerpen die direct met de bijeenkomst te maken hebben.

Tip #4 Hoe je tot resultaat komt in een overleg met beperkt beschikbare tijd

De overvolle agenda’s van deelnemers maken het soms erg lastig om een geschikt vergadermoment te prikken. En dan is de beschikbare tijd ook nog vaak ingeperkt tot bijvoorbeeld een uur. Is dat te kort? Nee, lang vergaderen is niet per se nodig! Maar dan moet je als vergaderbegeleider wel voldoende energie steken in de voorbereiding en agendering. Enkele jaren geleden begeleidde ik de besturen van 2 ondernemersorganisaties. Het doel: versterken van de onderlinge samenwerking.

Mijn ervaringen uit dit project heb ik samengevat in 5 tips voor vergaderen met beperkt beschikbare vergadertijd:

1. Maak vooraf een document met samenwerkingspunten.
Stuur dat ruim voor de vergaderdag rond naar alle deelnemers. Voordat je de agenda gaat opstellen, vraag je hen om een reactie: Welke punten onderschrijven zij al? Wat willen ze bespreken? Mail of bel eventueel na.

2. De punten die alle partijen onderschrijven, zet je als eerste op de agenda. Dat agendapunt heet dan: “Punten van overeenstemming”. In de vergadering leg je deze punten ter vaststelling voor. Zo creëer je aan het begin een gezamenlijk vertrekpunt voor alle deelnemers.

3. De overige punten agendeer je als bespreekpunten. Dat zijn de volgende punten van de agenda. Formuleer per agendapunt een paar kernvragen. Die vormen de leidraad van het gesprek.

4. Maak van de agenda een tijdschema. Zo kunnen jij en alle deelnemers makkelijk de voortgang van de vergadering en het behalen van de eindtijd bewaken.

5. En vergeet tijdens de vergadering niet de 3 vuistregels uit het videoblog, en het benoemen van actiepunten en actiehouders.

Met deze aanpak kom je in een beperkte tijd wel tot resultaat!

Tip #5 De Kaart

Ik vind dat niet alleen de voorzitter verantwoordelijk is voor een goed verloop van de vergadering. Alle deelnemers moeten elkaar kunnen aanspreken op het inbrengen van niet relevante zaken of te veel uitweidingen. Een eenvoudige werkvorm die dat stimuleert is “De Kaart”. Toe te passen in overleggen met minimaal 4 personen.

De werkwijze is als volgt:

Elke deelnemer krijgt voor het begin van de vergadering één kaart
In een bespreking of discussie mag elke deelnemer zijn kaart op tafel leggen, als hij vindt dat het te langdradig wordt, deelnemers in herhaling vallen of als er teveel irrelevante zaken worden ingebracht
Als de derde kaart op tafel wordt gelegd, betekent dat einde discussie!
De deelnemer die als laatste zijn kaart op tafel legde, vat samen en rond daarmee het onderwerp af.

Tip #6 Ideeënvorming: samen maak je het verslag!

Ga je in een bijeenkomst ideeën spuien over een onderwerp? Laat de notulist dan thuis! Een brainstorm werkt goed als alle deelnemers meeschrijven in de ideeënvorming. Waarom?

Iedereen heeft zo een gelijke kans om ideeën in te brengen. Zowel degene met het hart op de tong als de introverte deelnemer
Alle inbreng telt mee. Je bent niet afhankelijk van een notulist die misschien selectief zaken wel/niet noteert in het verslag
Zo heeft iedereen de kans om eerst zijn eigen suggesties op te schrijven. Je laat je niet zo snel (af)leiden door de inbreng van anderen

Hieronder deel ik 2 werkvormen met je om toe te passen in een brainstorm waarbij iedereen meeschrijft: Het ABC-tje en de COCD-box.

Tip #7 Het ABC-tje

Als je vooraf verwacht dat een brainstorm in de groep moeizaam op gang komt en ideeën niet zomaar opborrelen, dan is Het ABC-tje een werkvorm die kan helpen. Hoe gaat het in zijn werk:

Op een of meerdere flipovers schrijf je (in het groot!) alle letters van het alfabet onder elkaar
Erboven schrijf je de vraagstelling, bijvoorbeeld: “Hoe komen we online met meer potentiële klanten in contact?”
Alle deelnemers gaan bij de flipovers staan en pakken een stift
Vervolgens noteert iedereen ideeën en korte voorstellen, steeds beginnend met één van de letters van het alfabet. De uitdaging is om alle 26 letters ingevuld te krijgen! Je kunt ervoor kiezen om de deelnemers om de beurt een idee op te laten schrijven.
Tenslotte bespreekt de groep met elkaar de opbrengst.

Tip #8 De COCD-box

Als je in een brainstorm met een groep heel veel ideeën verzamelt, dan kan het veel tijd kosten om deze te clusteren en te rangschikken. De COCD-box is een werkvorm die dit makkelijker maakt. De werkwijze is als volgt:

Alle deelnemers noteren hun ideeën op memokaartjes. Eén idee per kaartje

Deze memokaarten plak je op een groot vel of flipover

De deelnemers krijgen blauwe, rode en gele stickers

Blauw staat voor: niet origineel, wel goed uitvoerbaar, op korte termijn resultaat

Rood is: origineel en ook uitvoerbaar. Het geeft een ‘WOW’ gevoel

Geel: een heel origineel idee, nog niet duidelijk hoe uit te voeren, misschien in de toekomst?

Vervolgens noteert iedereen individueel op papier welke ideeën ze welke kleur willen geven

Dan worden de gekleurde stickers op de gekozen ideeën geplakt. Door iedereen eerst individueel te laten kiezen, voorkom je dat deelnemers zich in hun stemgedrag laten leiden door anderen

Zo kom je tot een mooie clustering en prioritering van alle ideeën, van ‘laaghangend fruit’ tot baanbrekende, innovatieve voorstellen. Dit is een korte beschrijving van de COCD-box. Een uitgebreide toelichting van deze werkvorm vind je op de website van het COCD.

Tip #9 Een visueel verslag (laten) maken

We onthouden 10% van wat we horen, 20% van wat we lezen en 80% van wat we zien. Leg het besprokene in vergadering en bijeenkomst dan ook visueel vast!

Laat een visueel verslag maken, met getekende illustraties en korte teksten op papier (flipover, A3, A4). Zo leg je de gedeelde informatie, conclusies & afspraken en de sfeer uit de bijeenkomst beter vast. Visuele notulen lees je sneller door, terwijl je makkelijker verbanden legt. Eén plaatje zegt meer dan 1.000 woorden.
Kijk ook eens op deze pagina

Tip #10 De Ultrakorte Reactie

In een vergadering geeft iemand een informatieve presentatie. Tijdens of daarna zijn het vaak dezelfde deelnemers die hun (uitgebreide) mening op tafel leggen. En zijn het dezelfde anderen die blijven zwijgen… Is dit herkenbaar? Pak het eens als volgt aan:

Aansluitend op de presentatie geven alle deelnemers om de beurt een ultrakorte reactie. Bijvoorbeeld in maximaal 2 zinnen of binnen 10 seconden.
De voorzitter van het overleg slaat niemand over, ook niet degenen die normaliter stil blijven.
De inleider van de presentatie krijgt zo een totaalbeeld van de meningen in de groep.
Vervolgens wijst de inleider een paar mensen aan waarvan hij graag een uitgebreidere reactie wil horen.
Met deze aanpak zorg je voor actieve betrokkenheid van iedereen!

Tip #11 De Omgekeerde Brainstorm

Is het lastig om met een groep in een vergadering ideeën te spuien? Ga dan out-of-the-box denken!

Tja, dat is makkelijker gezegd dan gedaan.

Een werkvorm die stimulerend werkt is De Omgekeerde Brainstorm. Daarbij richt de groep zich op wat er zou moeten gebeuren om een probleem te vergroten in plaats van op te lossen! De werkwijze is als volgt:

Formuleer de kernvraag, bijvoorbeeld: “hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers inzetbaar blijven en zich betrokken voelen bij de organisatie?”
Herformuleer deze vraag in het tegenovergestelde: “hoe bereiken we in onze organisatie een zo hoog mogelijke uitval en totale onverschilligheid bij de medewerkers?”
Ga brainstormen over deze omgekeerde vraag. Er komen dan waarschijnlijk suggesties op tafel zoals: Laat medewerkers zoveel mogelijk overwerken, geef opdrachten waarbij geen inspraak mogelijk is, of: bezuinig op hulpmiddelen en opleidingen.
Verander alle ingebrachte suggesties in het positief tegenovergestelde, dus: voorkom overwerk, geef medewerkers de vrijheid hun eigen werk in te richten, investeer in hulpmiddelen en opleidingen.
Kies met de groep één of meerdere oplossings- of denkrichtingen. Maak afspraken over het uitwerken daarvan.

De Omgekeerde Brainstorm is een snelle en luchtige werkvorm, die je goed kan toepassen als je in een vergadering een lastige en complexe vraag gaat bespreken.

Tip #12 Prioriteren & Besluiten

Heb je met een groep in vergadering diverse oplossingen bedacht voor een vraagstuk? De werkvorm Prioriteren & Besluiten helpt bij het nemen van een gezamenlijk besluit. Bijkomend voordeel: iedereen komt letterlijk in beweging! Zorg dat je evenveel oplossingen hebt als deelnemers aan de groep. Hiervoor moet je eventueel oplossingen clusteren of juist opsplitsen. Heb je veel meer deelnemers dan oplossingen? Stel dan duo’s samen en zorg voor evenveel oplossingen als dat er duo’s zijn.

De voorzitter van het overleg kan actief meedoen, of alleen begeleiden.
Alle deelnemers (of duo’s) krijgen één kaartje waarop een oplossing staat genoteerd.
Vervolgens loopt iedereen rustig door de zaal.
Al lopend ruilen de deelnemers telkens hun kaartje met iemand die ze tegenkomen. Zorg dat er 2 à 3 keer geruild wordt.
Op het teken van de voorzitter stopt iedereen met lopen. De deelnemers zoeken de persoon die het dichtst bij staat op.
Per 2 personen verdeel je 7 punten over de 2 oplossingen die op de 2 kaartjes staan. Bijvoorbeeld: oplossing A krijgt 3 punten, oplossing D 4 punten. een andere verdeling kan ook.
De punten die elke oplossing krijgt, worden op het kaartje geturfd.
Dit herhaal je tot je 5 rondes hebt gehad.
Na de 5e ronde tellen de deelnemers de punten op het kaartje dat ze dan in de hand hebben.
Leg de kaartjes in volgorde van punten op tafel of plak ze op een flipover.

Zo prioriteer je alle voorstellen met gelijke inbreng van iedereen!

Menu