Wil je in een bijeenkomst met een grote groep veel ideeën en informatie ophalen, en voorkeuren en wensen van iedereen te weten komen?
Benieuwd naar een geschikt programma om dit voor elkaar te krijgen? Lees dan verder:
Een tijdje geleden was ik de gespreksleider van bijeenkomsten van de gemeente Nieuwegein. Ondernemers, bewoners, pandeigenaren en beheerders konden hun wensen en ideeën voor de toekomst van de Nieuwegeinse winkelcentra inbrengen. Met deze inbreng stelt de gemeente een nieuwe Winkelvisie op.
Speciaal voor deze bijeenkomsten ontwierp de gemeente een passende werkvorm, waarmee je met een grote groep mensen een compacte, levendige en interactieve bijeenkomst van slechts 1½ uur kunt houden! Graag deel ik deze werkwijze met je:
Wat heb je nodig (voor een bijeenkomst met 30-35 personen): een ruime zaal met minimaal 6 tafels en voldoende stoelen, grote vellen papier, stickers in meerdere kleuren, 5 tafelbegeleiders, 1 expert, 1 gespreksleider.
Voor de bijeenkomst
- Stel vast welke thema’s aan bod komen. Ga uit van 20 minuten benodigde tijd per thema.
- Formuleer per thema één vraag met meerdere keuzemogelijkheden. Bedenk 3 à 4 opties (met een toenemend aantal, van lichte naar zwaardere aanpak, etc.). Een vraag die in Nieuwegein werd voorgelegd: “Hoe geef je samenwerking in winkelcentra vorm?”. De bijbehorende keuzes waren: afzonderlijk overleg winkelier met gemeente – gezamenlijk gezamenlijk met gemeente – alle partijen zijn actieve partners in samenwerking.
- Noteer op elk groot vel de vraag en bijbehorende keuzemogelijkheden. Plaats de opties verspreid op één lijn, dit is de “keuzelijn”.
- Zorg voor een zaalindeling met meerdere gesprekstafels. Per tafel is er ruimte voor maximaal 8 personen.
- Nodig je verschillende doelgroepen uit? Zorg dat je van alle deelnemers weet tot welke doelgroep je ze rekent. In Nieuwegein waren dat bijvoorbeeld: bewoners, ondernemers, eigenaren/beheerders en vertegenwoordigers van een organisatie.
- Leg de grote vellen op één tafel met daarbij stickers in verschillende kleuren. De kleuren corresponderen met een doelgroep.
Tijdens de bijeenkomst
- De gespreksleider nodigt alle deelnemers uit aan een gesprekstafel. Per tafel schuiven maximaal 7 deelnemers en één tafelbegeleider aan.
- De expert introduceert het 1e thema en vraagstuk in een korte pitch van maximaal 1½ minuut.
- De gespreksleider nodigt alle deelnemers uit om hierover aan de eigen tafel van gedachten te wisselen. Beschikbare tijd: 15 minuten. De tafelbegeleiders leiden het gesprek in goede banen.
- De gespreksleider kondigt plenair aan dat het kwartier om is.
- Vervolgens nodigt de gespreksleider alle deelnemers uit om een sticker (in de juiste kleur) te plakken, ergens op de keuzelijn. Dat kan precies op één keuze zijn, of ergens tussen 2 keuzes in.
- De gespreksleider zorgt voor een andere tafelschikking in de volgende ronde. Dat kan door de helft van de deelnemers te vragen om na het keuzemoment aan een andere tafel plaats te nemen.
- Herhaal de stappen 8 tot en met 12, totdat alle thema’s aan bod zijn geweest.
Het afsluiten van de bijeenkomst
- Na de bespreking van het laatste thema hang je de vellen met stickers aan de muur. Zo maak je voor de hele groep zichtbaar welke voorkeuren iedereen heeft uitgesproken, zowel in totaal als per doelgroep.
- De gespreksleider benoemt plenair per thema de opvallende zaken: wat zijn de voorkeuren per doelgroep? Liggen die uiteen, of juist niet? En wat valt verder op? De gespreksleider vraagt een paar deelnemers om een korte toelichting of reactie.
Wat levert deze werkvorm je op?
Inzicht in de voorkeuren van een grote groep mensen, zowel een totaalbeeld als per doelgroep. En daarnaast: heel veel ideeën! Deze werkvorm geeft je met dialoog en inspraak goede handvatten voor een visie of plan van aanpak.
Meer weten over het toepassen van deze werkvorm? Neem contact op met mij of stuur een berichtje naar de gemeente Nieuwegein: e.regeer@nieuwegein.nl
