Alweer wat jaren geleden organiseerden een toenmalige collega en ik een kleinschalige bijeenkomst voor ondernemers op een bedrijventerrein. We werden overspoeld met aanmeldingen!
We hadden het namelijk een ‘expertmeeting’ genoemd, en velen voelden zich met onze uitnodiging als expert aangesproken.
Dit voorjaar ervoer ik weer hoe krachtig zo’n expertmeeting kan zijn. Voor een opdrachtgever was ik gespreksleider van een interactieve sessie. Noch in de uitnodiging vooraf, noch in de bijeenkomst zelf gebruikten we de omschrijving ‘expertmeeting’!
Maar door het toepassen van de volgende 3 punten, werden de kennis en ervaringen van de deelnemers wel optimaal benut:
1) Zorg voor een persoonlijke uitnodiging en ontvangst
Hoe fijn is het als een vriend je vertelt hoe leuk hij het vindt dat je op zijn feest komt? Breng dat gevoel over als je zelf de uitnodigende partij bent, ook al is het een bijeenkomst met een zakelijk karakter! Geen algemene uitnodiging, maar een persoonlijk bericht en telefoontje. En op de dag zelf: persoonlijk welkom heten bij aankomst.
2) Vertel wat de aanleiding en het beoogde resultaat zijn
Je krijgt meer inbreng van je deelnemers als zij weten waarom ze zijn uitgenodigd en wat je met hun input gaat doen. Maak in de aanloop naar én bij de start van de meeting duidelijk wat de aanleiding en het beoogde resultaat zijn.
3) Begin met luisteren, zenden komt later
Voorkom een passieve houding van je deelnemers. Start de bijeenkomst niet met een uitgebreide inhoudelijke toelichting waar zij naar moeten luisteren. Laat hen direct in actie komen! Dat kan met een werkvorm als ‘opwarmer’ en met vragen stellen. Je krijgt de meest waardevolle input als je eerst deelnemers hun ideeën laat spuien, voordat je jouw visie op tafel legt.
Bij die expertmeeting van jaren geleden vertelde mijn toenmalige collega: “we maken de genodigden belangrijk en zorgen dat ze zich zo voelen!” En daar gaat het om: zo zorg je voor betrokkenheid, verbinding en bereidheid tot samenwerken!
