Houd jij regelmatig een werkoverleg met collega’s of anderen met wie je samenwerkt? En ontvang je dan wel eens een agenda die er (ongeveer) zo uitziet?
1 Opening
2 Verslag en actiepunten
3 Binnengekomen stukken
4 Stand van zaken & actualiteiten
5 WVTTK & rondvraag
6 Sluiting
Deze agenda kun je voor elke vergadering opnieuw rondsturen, maar geeft geen betekenis aan het overleg. De organisator doet zichzelf en de deelnemers tekort! Want waarom zou je in een vergadering het moeten hebben over de ontvangen post, of over wat er in het verslag staat wel klopt? Het bespreken van de “stand van zaken” geeft wel heel veel ruimte voor stokpaardjes en oeverloze discussies…
Ontvang jij in jouw mailbox een uitnodiging voor een overleg met zo’n agenda? Stuur dan een agendavoorstel terug, want het kan anders! Bijvoorbeeld:
1 Aanlanden (met koffie, thee, water, etc.)
2 Wat verwacht jij van dit overleg?
3 Wat gaat goed?
4 Ervaar je belemmeringen, wat heb je nodig om verder te kunnen?
5 Wie gaat wat doen?
6 Klaar!
Een vergadering beleggen is niet de enige manier om vooruitgang te boeken in een projectgroep of met een groep collega’s. Maar als je een overleg organiseert of er aan deelneemt, doe het dan met een goed spoorboekje. Pas dan ontstaat interactie en kom je tot goede besluiten!